سياسة الطلب والتوريد والاستلام

يتم تسجيل الطلب من خلال منصة أوفن الرسمية، مع تحديد:

- المنتجات.
- الأنواع أو النكهات.
- الكميات.
- اسم النشاط أو الفرع.
- رقم الهاتف.
- خط التوريد.
- تاريخ التسليم المطلوب.
- أي ملاحظات ضرورية للتنفيذ.

يتحمل العميل مسؤولية مراجعة البيانات والكميات قبل إرسال الطلب.

تسجيل الطلب على المنصة لا يعني اعتماده النهائي بصورة تلقائية.

يخضع الطلب للمراجعة للتحقق من:

- صحة المنتجات والكميات.
- توافر الأصناف.
- صحة خط وتاريخ التوريد.
- توافق الطلب مع الطاقة الإنتاجية.
- استيفاء شروط الدفع عند تطبيقها.
- عدم وجود بيانات ناقصة أو متعارضة.

يصبح الطلب معتمدًا بعد تأكيده من فريق أوفن أو تحوله إلى الحالة التشغيلية المعتمدة داخل النظام.

يتم إغلاق استقبال أو تعديل الطلبات في الموعد المعلن لكل دورة إنتاج أو خط توريد.

بعد انتهاء موعد الـ Cut-off:

- يتم تجميع الكميات.
- تصدر أوامر الإنتاج.
- يبدأ حجز الخامات والطاقة الإنتاجية.
- يتم تنظيم التجهيز والحركة.

أي طلب جديد أو تعديل بعد موعد الإغلاق لا يعد مقبولًا تلقائيًا، ويخضع لموافقة الإدارة وإمكانية التنفيذ دون الإخلال بالطلبات المعتمدة.

لطلب تعديل طلب تم إرساله، يجب التواصل مع خدمة العملاء وإرسال:

- رقم الطلب.
- اسم النشاط أو الفرع.
- التعديل المطلوب بصورة واضحة.

لا ينبغي إنشاء طلب جديد بدلًا من تعديل الطلب الحالي، حتى لا يتم احتساب الطلب مرتين.

تخضع التعديلات بعد الـ Cut-off للطاقة الإنتاجية والتجهيز وخطة الحركة، وقد يتم رفضها أو ترحيلها إلى موعد توريد لاحق.

يمكن طلب إلغاء الطلب قبل اعتماده وبدء تنفيذه.

بعد اعتماد الطلب أو بدء الإنتاج، تحتفظ أوفن بحق:

- رفض الإلغاء.
- خصم تكلفة المنتجات التي بدأ إنتاجها.
- احتساب الخامات أو التجهيزات المخصصة للطلب.
- تطبيق شروط الإلغاء المتفق عليها مع العميل.

المنتجات المصنوعة أو المجهزة خصيصًا بناءً على طلب العميل قد لا تكون قابلة للإلغاء.

يخضع توافر المنتجات إلى:

- الطاقة الإنتاجية.
- توافر الخامات.
- الموسم.
- حجم الطلب.
- موعد تسجيل الطلب.
- جدول التوريد.

في حالة عدم توافر منتج، يتم إبلاغ العميل قبل التنفيذ متى أمكن.

لا يتم استبدال منتج بمنتج آخر دون موافقة العميل، إلا إذا كانت هناك موافقة أو آلية توريد سابقة متفق عليها.

تُحتسب الأسعار وفق القائمة المعتمدة وقت تسجيل أو اعتماد الطلب، ما لم يوجد اتفاق تجاري مكتوب مختلف.

قد تتغير الأسعار نتيجة:

- تغير أسعار الخامات.
- تغير تكاليف التشغيل.
- تغير الضرائب أو الرسوم.
- تعديل مواصفات المنتج أو العبوة.

يجب الالتزام بشروط الدفع والحد الائتماني المتفق عليهما مع أوفن .

قد يتم تعليق أو عدم تنفيذ الطلبات التي تجاوزت شروط السداد أو الحد الائتماني المعتمد.

يتم التوريد وفق خط السير والموعد المحددين للطلب.

المواعيد المعلنة هي مواعيد تشغيلية تقديرية، وقد تتأثر بعوامل خارجة عن السيطرة، مثل:

- كثافة المرور.
- الأحوال الجوية.
- الأعطال الطارئة.
- إغلاق الطرق.
- القرارات الحكومية.
- الظروف الأمنية.
- القوة القاهرة.

تلتزم أوفن ببذل الجهد المعقول للحفاظ على الموعد وإبلاغ العميل عند وجود تأخير مؤثر.

يلتزم العميل أو ممثله عند الاستلام بما يلي:

- التواجد في الموعد أو توفير مسؤول استلام.
- مراجعة عدد العبوات أو الكراتين.
- فحص الحالة الظاهرية للمنتجات.
- مراجعة الأصناف والكميات.
- إثبات أي نقص أو تلف ظاهر قبل مغادرة مندوب التوريد.
- توقيع أو تأكيد الاستلام وفق الإجراء المعتمد.

استلام الطلب دون تسجيل ملاحظة ظاهرية يعد قرينة على استلامه بحالة سليمة من الناحية الظاهرية.

عند اكتشاف نقص أو اختلاف في الأصناف، يجب التواصل مع خدمة العملاء فورًا وإرسال:

- رقم الطلب.
- اسم النشاط أو الفرع.
- اسم المنتج.
- الكمية المطلوبة.
- الكمية المستلمة.
- صور واضحة للطلب والعبوات.
- صورة الفاتورة أو مستند الاستلام عند الطلب.

تتم مراجعة الحالة من خلال سجلات الإنتاج والتعبئة والتحميل والتسليم قبل اعتماد أي تعويض أو استبدال.

في حالة وجود تلف أو عدم مطابقة، يجب:

- عدم استخدام أو بيع المنتج محل الشكوى.
- الحفاظ عليه في ظروف التخزين المناسبة.
- تصوير المنتج والعبوة والبيانات التشغيلية.
- التواصل مع خدمة العملاء فورًا.
- إتاحة المنتج للفحص أو الاسترجاع عند الطلب.

قد تُرفض الشكوى إذا تم استهلاك المنتج، أو تخزينه بصورة غير صحيحة، أو مرور فترة غير مناسبة دون الإبلاغ.

نظرًا لطبيعة المنتجات الغذائية وسرعة تأثرها بالتداول والتخزين، لا يقبل الاسترجاع بسبب تغيير رأي العميل بعد الاستلام.

يتم قبول طلب الاستبدال أو التعويض فقط بعد التحقق من وجود:

- خطأ في الصنف.
- نقص مثبت في الكمية.
- عيب تصنيع.
- تلف سابق على التسليم.
- عدم مطابقة للمواصفات المعتمدة.

يحدد الإجراء المناسب بعد الفحص، وقد يشمل:

- الاستبدال.
- التعويض في توريد لاحق.
- إصدار رصيد للعميل.
- رد القيمة وفق الحالة.
- رفض المطالبة مع توضيح السبب.

تنتقل مسؤولية حفظ المنتج إلى العميل بعد الاستلام.

يلتزم العميل باتباع:

- درجة الحفظ المناسبة.
- تعليمات التبريد أو التجميد.
- مدة الصلاحية.
- طريقة التداول.
- فصل المنتجات الخام عن الجاهزة.
- تطبيق مبدأ الأقدم استخدامًا أولًا.

لا تتحمل أوفن مسؤولية التلف الناتج عن سوء التخزين أو انقطاع سلسلة التبريد بعد الاستلام.

يجب استلام المنتجات المجمدة أو المبردة دون تأخير، ونقلها مباشرة إلى وسيلة التخزين المناسبة.

يحظر:

- ترك المنتج لفترات طويلة في درجة حرارة الغرفة.
- إعادة تجميد المنتج بعد تمام فك التجميد.
- تخزين المنتج في درجة غير مناسبة.
- تداول المنتج في عبوة تالفة أو مفتوحة.

تخضع الشكاوى المتعلقة بهذه المنتجات للتحقق من ظروف الاستلام والتخزين.

تستخدم بيانات العملاء لأغراض:

- تسجيل وإدارة الطلبات.
- التواصل والتأكيد.
- تنظيم التوريد.
- إصدار المستندات.
- خدمة ما بعد البيع.
- إرسال التحديثات أو العروض وفق الموافقات المتاحة.

تلتزم أوفن بالتعامل مع البيانات في حدود الاستخدام التشغيلي والتجاري المشروع.

يمكن للعميل طلب إيقاف الرسائل التسويقية مع استمرار الرسائل الضرورية المتعلقة بطلباته.

لا تتحمل أوفن المسؤولية عن التأخير أو عدم التنفيذ الناتج عن ظروف خارجة عن السيطرة المعقولة، ومنها:

- الكوارث الطبيعية.
- انقطاع المرافق.
- الأعطال العامة.
- القرارات الحكومية.
- الإضرابات العامة.
- الحوادث الجسيمة.
- تعطل الطرق أو وسائل النقل.
- الأحداث الأمنية.

يتم التعامل مع الطلبات المتأثرة وفق أفضل بديل تشغيلي متاح.

يحق لـ أوفن تحديث هذه السياسة بما يتناسب مع تغيرات التشغيل أو المنتجات أو الأنظمة المعمول بها.

تطبق النسخة المنشورة وقت تسجيل الطلب، ما لم يوجد اتفاق مكتوب مختلف بين الطرفين.