Gestion d'archives Excel 📂 : optez pour un logiciel d’archivage simple et efficace conçu sur un tableur Excel.
👉 Il vous permet de classer et retrouver vos documents pour une gestion documentaire optimale 📑 !
L’archivage des documents est une composante clé de la GED (Gestion Électronique des Documents) 🗂️.
Objectifs :
- Gagner du temps ⏱️
- Éviter la perte de documents ❌📄
- Faciliter les recherches 🔎
- Préserver la mémoire documentaire et historique 📖
⚠️ Contrairement à une GED complète, ce logiciel Excel ne numérise pas vos documents.
Il fonctionne comme un tableau d’archivage 📊 où vous enregistrez vos documents (référence, nom, description, type, lieu, etc.) pour les retrouver facilement.
## Présentation du logiciel 🛠️
Vous souhaitez mettre en place un suivi documentaire sur Excel ✅ ?
Bonne nouvelle : nous avons le document parfait pour vos besoins.
Pourquoi Excel ?
- Adapté à la création de bases de données documentaires
- Peut gérer jusqu’à 1 million de lignes 🔢
- Idéal pour les PME, mairies, associations, collectivités locales 🏛️
### Structure du document 📑
Le fichier comprend 3 onglets :
1. Paramètres ⚙️
- Définissez vos catégories et types de documents
- Définissez la durée de conservation ⏱️
2. Base de données 📋
Chaque ligne = un document :
- Numéro de référence 🔢
- Date d’entrée 📅 (CTRL + ;)
- Catégorie (thème)
- Type de document (papier, livre, registre, clé USB, objet…)
- Titre du document 📖
- Auteur (personne ou entité) ✍️
- Date du document (si connue)
- Année du document (calcul automatique)
- Description (contenu, personnes concernées, etc.)
- Mots-clés 🏷️
- Lieu de conservation (bâtiment, pièce, rayon, boîte, etc.) 📦
- Autorisations d’accès 🔑
- Durée de conservation (années)
- Remarques sur l’état de conservation
3. Statistiques 📊
- Visualisation du nombre total de documents gérés
- Analyse par catégorie, type, lieu, etc.
- Possibilité d’ajouter ou modifier des colonnes selon vos besoins
## Recherche et navigation 🔎
Deux méthodes simples pour retrouver un document :
- CTRL + F : recherche rapide par mot-clé
- Filtres de colonnes : sélectionnez vos critères précis
👉 Combinez les deux pour des résultats optimaux.
## Conclusion 🎯
Téléchargez dès maintenant votre logiciel de gestion d’archives Excel 📂 proposé par PerfecTuto & Co..
Un outil clair, pratique et personnalisable pour optimiser vos archives et gagner en efficacité 🗂️.
